4 ESTRATÉGIAS SIMPLES PARA OTIMIZAR O SEU TEMPO

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Pode parecer óbvio (e é), mas o modo como “gastamos” nossos dias e horas é basicamente o modo como “gastaremos” nossa vida inteira.

Dependendo da maneira como você “gasta” Tempo, é possível que você esteja jogando fora diariamente milhares de oportunidades para tornar sua vida mais próspera e satisfatória.

As dicas a seguir não são um mapa para resolver isso: encare-as mais como “bússolas”. Espero que estas 4 estratégias sejam úteis para que você consiga nortear sua força e sua vontade na direção dos objetivos que almeja.

1. Estabeleça uma Matriz Decisional

Todo sistema operacional tem uma coisa chamada “escalonador”. O Escalonador é responsável por comunicar à CPU quanto tempo deve ser dedicado a cada tarefa antes que o processamento passe para a tarefa seguinte – e para qual tarefa passar. Normalmente, os computadores fazem isso com tal rapidez que criam a ilusão de que estão fazendo “tudo ao mesmo tempo”. Mas até os computadores podem ficar sobrecarregados algumas vezes – e tenho certeza de que você já passou por isso. As telas ficam lentas, os documentos parecem levar uma eternidade para serem salvos ou transferidos, o vídeo congela… Mas o sistema de Escalonamento dos computadores oferece uma excelente ideia sobre como gerenciar nosso próprio tempo.

As horas que você gasta fazendo uma “lista de prioridades” de suas tarefas são horas gastas não realizando essas mesmas tarefas. Por isso, não é raro encontrar pessoas que passam mais tempo pensando e ordenando as metas de seus trabalhos que executando os trabalhos que deveriam. Uma maneira de resolver este problema é reduzindo suas “coisas importantes” a um número limitado de prioridades. E isso nos leva à Matriz Decisional de Eisenhower (recomendo que se familiarize com isso lendo o artigo neste link).

2. Quem antecipa, governa: passe a maior parte de seu tempo no Quadrante 2

Utilize sua Matriz Decisional para planejar antecipadamente seu dia. Não somos capazes de prever o futuro, mas, se você não está escrevendo de maneira intencional sua própria agenda de compromissos, tenha certeza de que outra pessoa irá escrevê-la para você – e só Deus sabe o que esta pessoa colocará nela. Então faça hoje a agenda de amanhã e assim sucessivamente, sempre priorizando os eventos de Meta (quadrante 2) no lugar dos eventos de Crise (quadrante 1), Interrupções (quadrante 3) e Distrações (quadrante 4).

Sempre que possível, adapte sua lista de tarefas aos horários do dia em que você é mais produtivo e procure reunir as tarefas segundo as “ferramentas” que serão necessárias para realizá-las: coloque “levar as crianças a algum lugar” junto de “fazer compras no supermercado”. Assim a ferramenta “carro” pode resolver vários itens sendo acionada apenas uma vez.

De maneira semelhante, coloque “preparar o almoço” junto de “conferir um podcast”.

Coloque “levar o cachorro para passear na rua” junto de “fazer uma caminhada”.

Coloque “sair para uma reunião” junto de “conferir um restaurante novo para novas reuniões”.

Eu costumo colocar “autografar livros” junto de “ouvir uma palestra no Youtóba”, por exemplo.

É certo que sua “lista de tarefas” estará sujeita a conflitos e divergências. Quando isto acontecer, admita o erro. Não perca tempo demais se lamentando ou pedindo desculpas: receba o golpe e pense em como encaixá-lo dentro do seu foco e siga em frente.

No final do dia, seja honesto consigo mesmo: quantas tarefas deixou de fazer? Quantas alcançou? Algumas vezes, no entusiasmo, colocamos coisas demais em um espaço pequeno demais. Quem já foi esfomeado em uma churrascaria sabe bem como é isso. Aprenda seus limites e negocie com eles.

3. Agrupe as Interrupções: assuma o máximo controle possível do Quadrante 3

Considerando a quantidade quase infinita de variáveis que ocorrem em nossa realidade, mudanças de contextos podem bagunçar sua agenda. Alguma coisa ocorre e sua memória, sua atenção e seu processamento de decisões são subitamente deslocados para cenários que não estavam na lista de prioridades – ou que ocupavam um lugar menos “distinto” nesta lista.

Cada interrupção dessas vem com um custo, e sabemos muito bem que a “produtividade” está inversamente relacionada ao seu “tempo de resposta”: quanto mais tempo você leva para responder a um evento, menor será sua produtividade. E estar exposto a contextos muito voláteis ou instáveis promove tensão na sua mente, sabotando ainda mais o grau de eficiência com que você se move de um ponto a outro.

Por isso, para aumentar a quantidade de passos dados na direção que você deseja, é imprescindível minimizar a troca de contextos e reduzir o risco de tensões. Se o contexto é mantido o mais “uniforme & equilibrado” possível, o tempo que seria gasto com “reações” pode ser investido em “ações.”

Por exemplo: se sua caixa de mensagens no Whats não exige que você envie respostas em intervalos de menos de 1h, então você deveria checar seu Whats apenas de uma em uma hora (ou mais) – e não a cada minuto. Seu celular não é um animal de estimação delicado que irá morrer caso você não cuide dele por algumas horas. O mesmo vale para a caixa de e-mails e outras redes sociais.

A técnica de “agrupar as interrupções” é um método incrível para realizar as tarefas prioritárias: ao invés de ficar reagindo às coisas “em tempo real” à medida que elas aparecem, você cria espaços controlados para as interrupções e as resolve dentro de intervalos pré-determinado.

4. Visite o Vale das Distrações diariamente: existem coisas preciosas no Quadrante 4

Antes que você arregale os olhos aí, saiba que isso tem nada a ver com “passear em cemitérios” ou coisa parecida.

O fato é que ter um momento para descansar sua mente se tornou um dos commoditties mais valiosos do mundo. Os hotéis mais exclusivos e caros do planeta cobram uma montanha de dinheiro exatamente por isto: você paga uma fortuna para ter um espaço e um tempo para descansar sua mente. Nada de se preocupar com as toalhas do banheiro, a arrumação da cama, a temperatura do ofurô ou sequer abrir o Chateau Petrus de 1982 (meros R$ 32 mil a garrafa!). Os mimos e a babação de ovo são nada além de “espaços para descanso” para a mente.

Tudo bem, eu não tenho grana para isso, mas isso não significa que você não tenha o Tempo. O dia tem 24h para todos os seres humanos no planeta. Você pode não ter a mesma grana, mas tem o mesmo Tempo. É praticamente IMPOSSÍVEL que você não seja capaz de dedicar menos de 5% dos 1.440 minutos do seu dia para um momento de descanso – que podem ser divididos em períodos de 20 minutos cada um, por exemplo. Foi mais ou menos isso que sociólogo italiano Domenico De Masi explorou no seu famoso livro “O Ócio Criativo”, publicado em 2000.

Vez ou outra, procure usufruir seus momentos de descanso em ambientes que frequenta pouco – uma praça, um jardim, uma igreja ou templo, uma cafeteria, um cômodo do apartamento, a calçada de sua casa, etc. O grau de silêncio e tranquilidade não é exatamente importante. O importante é que seu “cérebro” se sinta em paz e relaxado.

Utilizando a premissa exposta no item 2 desta lista, aproveite seus períodos de descanso para anotar ideias. Sente-se em um lugar tranquilo com um bloco de notas e uma caneta à mão e deixe sua mente divagar. Anote no papel 3 ou 5 (ou mais) ideias “malucas” que brotarem na sua cabeça. Pode ser que alguma delas se torne uma janela imensa para um futuro melhor para você – algumas vezes, mais rápido do que você poderia imaginar.

1 COMENTÁRIO

  1. Excelente artigo, produzido numa velocidade espantosa a partir de um pedido meu, o que me deixa imensamente grato! Acordei hoje imbuído da vontade de colocar em prática o que foi exposto e já iniciei a arrumação da “casa”, organizando meu dia. Dentre as metas, a leitura deste excelente blog e três novos livros recém adquiridos. Parabéns, Alessandro, pela iniciativa de lançar luz em meio a toda escuridão desses tempos sombrios.

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